Referat af bestyrelsesmøde

Redaktionel referat fra bestyrelsesmøde 26.april.2015

Mht til kasserposten forsøges det nu at annoncere via Facebook og opslag på div handelsskoler.
Mona Ancher oplyser, at der er 50 medlemmer som står i restance – de bliver selvfølgelig rykket.
Lone Israelsen har meddelt, at hun ikke længere ønsker at stå for hjemmesiden- Brian Schaleck har påtaget sig opgaven som webmaster.

Evaluering af forårsturen april 2015
Turen forløb rigtig godt , god stemning, godt at have egen bus til rådighed i RO- flere har efterlyst, at næste tur forlænges med en til to dage. Chaufførmiddagen gik også fint- men der skal fremover tages hensyn til at børnene skal være retur på børnehjemmene kl 21.00.

Medlemmerne, som kommer til RO, opfordres til at købe cykler og andre større effekter i Rumænien- gir mere plads på transporten og prisen er næsten den samme som i DK.

Jeanette fik ikke holdt møde med direktoratet grundet påskeferie – men der er en ny samarbejdsaftale under udarbejdelse med nye stramninger restriktioner. Der var lidt problemer med at få den fornødne tilladelse mht at få børnene med på hotel til overnatning, idet notaren var lukket – Brian følger op på dette.

Titi, tidl. Leder af Gavojdia, er fremover ansat som pædagog på stedet- lederen på F1 er midlertidig ansat som leder på Gavojdia. Babtisterne har foreløblig taget 7 børn til sig og deres mål er at omkring 20 børn skal tilknyttes deres organisation.
Foreningens bil sælges til Kalin Oanae – Clemntinafonden godkender salget.

Vedr. venskabsfamilierne, vil pakkerne fremover blive nummereret således at de nemmere kan identificeres ved uddeling. Foreningen laver fremover i samarbejde med Carmen en plan for uddelingen. Jeanette holder kontakt til både de danske familier og venskabsfamilierne for at sikre, at det der sendes er det der matcher familiernes behov.
Vendsysselsgruppen laver fremover pakker til AOH.

Projekter
Casa Flora har ikke økonomi til at fortsætte- situationen behandles i Clementina-fondens bestyrelse.

Flg projekter nedlægges:- Emil, HJC, TSP, Zigøjnerne, CS.

Flg projekter fortsætter under forudsætning af projektbeskrivelse, projektansvarlig samt godkendelse på generalforsamlingen:- AOH , Spiranta, Mirella, RC, OPC.

Flg projekter er godkendt:- F1, CP11,CP11A, Gavojdia, Timisoara, Recas , Bunica , Venskabsfamilier.

Bestyrelsesmøde den 26. jan. 2014

Bestyrelsesmøde den 26.januar 2014

Deltagere: Brian Schaleck, Mona Ancher, Tim Toxværd-Larsen, Grethe Odddershede, Tove Kold, Freddy Christiansen, Pernille Danielssson og Ernst Bulskov
Afbud: Jeanette Dyrup

Mødet var det første med denne bestyrelse, så vi startede med at præsentere os selv og der blev orienteret om tavshedspligt og om betaling for fortæring på 50 kr. til møderne.

Det blev aftalt, at når referat fra bestyrelsesmøde er modtaget, skal alle inden for 8 dage sende en tilbagemelding til sekretæren. Det endelige referat sendes rundt og formanden skriver et indlæg til hjemmesiden om mødet, så medlemmerne også kan følge med i hvad der sker i foreningen.
Mana in Mana har fået nye deadlines, hvilket betyder at bl.a. skemaer bringes på andre tidspunkter end hidtil.

Det blev foreslået, at der skrives et indlæg med omtale af børn, der endnu ikke har fået en kontaktfamilie. Vi håber på, at dette kan fremme interessen for at få et kontaktbarn. Mona skriver en artikel om børnene på Gavojdia til næste nummer af bladet.

Der bør skrives en artikel om, hvordan man hverver nye medlemmer, til brug for agitation.

Hvem kan deltage på generalforsamlingen? Er det et familiemedlemskab man tegner? Som reglerne er nu, tegner familien et medlemskab med én stemme på generalforsamlingen. Vedtægterne bør gennemgås og revideres.

Økonomi
Vi har 476 medlemmer pt.
Vi har modtaget 84.000 kr. i driftstilskud fra Tips-og Lotto.

Kassereren rejste spørgsmålet om foreningens behov for egen bil i Rumænien. Det er fortrinsvis Clementina og Bunica-projektet, der gør brug af bilen. Kan vi finde en mere direkte måde, at leje bilen på? Hvad med forsikring og de juridiske aspekter? Der er lige foretaget en større reparation på bilen. Mona og Tim kommer med et bud om kørselsbehovet til næste møde.

Der er behov for at få udarbejdet et notat, der klart angiver, hvilke bidrag der kan give skattefradrag. Tim udarbejder et sådan til næste møde.

Efterårsturen kostede 32.709kr. Særskilt regnskab udleveres til transportudvalget, der på baggrund af dette kan udarbejde budget for 2014.

Julerejsen har givet 5.500 kr. i overskud. Pengene vil blive stående til sommerrejserne og derefter laves endeligt regnskab, med evt. tilbagebetaling.

Foreningen betaler ca. 9.000 kr./mdr. i lønafregning og 4000 kr. i telefonudgifter om året.

Medlemsbladet har for 4 udgivelser i 2012/2013 kostet 16.000 kr. incl. porto.

Kassereren udleverede det reviderede og godkendte regnskab for 2012/13.

Tim har i Mana in Mana skrevet, at han ikke kan påtage sig opgaven med at overføre penge til Rumænien løbende fra medlemmerne. Det betyder, at medlemmerne skal betale gebyr for overførsler. Det blev aftalt, at Tim tager kontakt med Mihaela og prøver at finde en løsning.

Kassereren foreslog, at de enkelte grupper/projekter har en samlet konto hos Mihaela og udbetaling fra denne ville kunne ske hurtigt. Der skal sendes en e-mail til Mihaela om udbetaling til den enkelte person/gruppe og månedsvis tilbagesendes et kontoudskrift til kassereren, der så vil kontere i hovedregnskabet.

Kassereren vil sørge for, at der altid er en økonomisk buffer på kontoen.

Kassereren orienterer de enkelte gruppeansvarlige.

Der blev udtrykt ønske om, at fremtidige større proceduremæssige ændringer i foreningens arbejde, først kan effektueres efter en drøftelse og godkendelse i bestyrelsen.

Kassereren udsender snarest et revideret budget for 2014.

Der stilles forslag på den kommende generalforsamling om omlægning af regnskabsår fra 2016, så regnskabet følger kalenderåret.

Transportudvalget

Der er p.t. 13 tilmeldte til bussen, men kun 3 værelser tilbage på Dacia, da mange har valgt at booke sig ind på hotellet, men selv sørger for transport til Rumænien. Dette er et stort problem, da der ikke vil være værelser nok til dem, der bestiller både rejse og hotel gennem foreningen.
Brian Schaleck forsøger at forhåndsbooke værelser på bl.a. pension Eduard. De har 5 dobbeltværelser til udlejning.

Mona Ancher omtalte endnu engang, den enkelte gruppes opgave, med at pakke 4 ekstrapakker med basisting (legetøj, skrivemateriale, spil, tandbørster, chips o.lign.). Dette var imidlertid endnu ikke meldt ud til grupperne.
Der fortsættes med at lave institutionspakker til Emil. De afhentes på CP11 og mærkes ”EMIL”. Børnepakkerne afhentes fortsat på Clementina af børnene selv.

Der er et stort behov for pakker med skoletøj til børnene på F1, der må skifte, når de kom hjem, for ikke at have ødelagt tøj på i skole. Mona Ancher lovede at sende nogle ekstra pakker med skoletøj.

Personalet i Rumænien
Al kommunikation mellem foreningen og kontoret i Rumænien kan kun foregå via Mihaela og bør ske gennem kontaktpersoner/gruppeformænd. Ingen direkte henvendelser til Stefan.

Dette bør fremgå af et indlæg i Mana in Mana.

Gavojdia
Mona Ancher udtrykte stor frustration over udviklingen på Gavojdia og specielt i én lejlighed.
Baptisterne har renoveret lejligheden for 50.000 dollar. Det er usikkert om de øvrige lejligheder også vil blive renoveret.
Børnene fra denne lejlighed bliver begavet med dyre gaver, restaurationsbesøg, tøj og meget andet.
Mona Ancher vil kontakte en af baptisterne i Lugoj for at forhøre sig om deres planer på børnehjemmet.
Mona Ancher og Jeanette Dyrup tager et møde med Titi på forårsturen.

Børnefordeler
Pernille Danielsson overtager børnefordeler-opgaven til september efter Mona Ancher. Vi har hidtil indhentet godkendelser fra medlemmernes hjemkommune, men det er blevet sværere og sværere at få kommunen til at skrive under, så derfor har vi ændret proceduren. Vi indhenter i stedet en børneattest fra politiet.

Støttemedlemmer vil fremover blive kontaktet af Grethe Oddershede.

Børnerejser
Der bør være minimum 7 børn for at gennemføre en børnerejse. Der kan blive tale om at afkorte ferieperioden. Dette tages der stilling til når antallet af børn kendes. Mihaela køber busbilletter.

Hjemmesiden
Hjemmesiden trænger til en større gennemgang og bør gøres mere levende, hvis den skal være en aktiv del af foreningen.
Der er en del ukorrekte informationer og faktuelle ting, der skal rettes.
Alle er vidende om, at det er en stor opgave, at vedligeholde hjemmesiden og at alle har pligt til at give redaktørerne informationer.
Der blev stillet forslag om, at de enkelte grupper selv kunne have mulighed for at lægge egne informationer på hjemmesiden. Dette kunne være med til at gøre den mere aktuel.

Der arbejdes på at lave en pakkeregistrering via nettet.

Der blev foreslået oprettelse af en e-mail-liste på medlemmer, så informationer hurtigere vil kunne nå ud.

Facebook-delen skal styrkes og der oprettes en officiel facebookgruppe. Pernille Danielsson påtager sig opgaven.

Informationsfolderen fordeles på opsamlingsstederne ligesom Grethe Oddershede vil ligge inde med et antal til fordeling på lageret.

På næste bestyrelsesmøde tages hele spørgsmålet op om foreningens informationsarbejde.

Næste møde lørdag den 3. maj 2014 kl. 9.30 hos Mona Ancher.

Mona Ancher
8.februar 2014